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【居家辦公系列】15個提升工作效率的超好用APP推薦|成為遠距辦公管理達人–洛杉磯週報–亞洲版

現在,全球越來越多的公司正在部分或全部轉向居家辦公的模式。事實證明,在家工作有助於提高員工的利益:已有71%的通勤者告知他們在遠距工作時,不需為建立,生活平衡而辛苦掙扎。至少,超過69%的人聲稱他們在遠距工作時不需要額外休假幾天即可保持自己的心理健康。最後一點,事實證明,與在傳統辦公室工作的人比例,遠距工作者每個月的工作時間增加了約1.4天,平均每天少拖延10分鐘。

顯而易見,生產力數字全都支持遠距辦公,搭配使用正確的應用程式,使在家工作的工作流程完全高效率化。以下整理15種提升工作效率的應用程式 APP,無論你是希望為你的遠距團隊建立和維護高效工作流程的公司(和團隊)領袖、經理人,或是任何在家辦公的個人,都希望這篇能幫助你擁有高效、智慧的遠距辦公體驗。

Clockify 用於追蹤工作時間

Clockify 是一個追蹤時間的 app,如果你是一個團隊的領袖或負責人,這個 app 將可讓你的團隊通過以下方式追蹤其工作時間:

  1. 通過啟動和停止計時器來追蹤工作時的時間。
  2. 完成工作後,手動添加時間。
  3. 在時間表視圖中添加時間。

你甚至可以瀏覽一下 app 的“儀表板”部分,以查看您的隊友當前正在做什麼。團隊工作完成後,你可以下指令生成報告並查看誰在什麼時間完成了哪幾項工作。團隊可以設置每個人的小時費率,追蹤計費時間(並自動計算專案收入),也可以追蹤非計費時間(例如短暫休息和午餐休息時間),以生成更準確度的完整報告。

Clockify 另一項特色在於,你可以添加多達50個自定義條件區塊,來簡化時間追蹤活動。可以添加的自定義條件區塊類型包括文本、數字、連結、“是/否”開關,以及具有單個或多個選項的輸入字段,都可以根據你的公司業務類型以及團隊預期的工作流程而有所不同,例如費用、加班、發票狀態、項目ID、其他連結、收據、工作設備等。

Asana — 專案管理好幫手

Asana 是一個專案管理軟體,它使你的團隊可以基於列表管理他們自己被分配到的任務,然後追蹤他們在上述任務中的各個進度。簡單清晰的待辦事項列表,團隊可以跨列移動以表明其進度狀態,介面可以自由調整,方便以不同基準來追蹤專案進度,例如最後期限、或是主題、負責人、項目分類等不同條件,來縱觀整個專案的大方向與進度。

除此之外,無論在何種介面底下,你都可以將附件上傳到任務中,將它們分配給特定的團隊成員,並在截止日期上進行標記。你可以與團隊成員在軟體上留言討論,或是增加對任務的說明,使團隊成員們對任務內容清楚了解。

Asana 最大的優點在於,添加任務並給定最後完成期限後,你可以在 Asana 的日曆部分追蹤所有專案的日期,介面方便又一目瞭然。

Basecamp — 團隊與客戶共同合作的專案管理師

Basecamp 是一個專案管理工具,與 Asana 不同的是,它幫助你在管理團隊、項目和任務的同時,在此過程中可以直接與客戶合作,讓客戶加入。Asana 非常適合團隊合作追蹤專案進度,而 Basecamp 非常適合希望將客戶直接納入專案並在工作期間與他們協商的情況。你將能夠與客戶共享待辦事項,向他們發送消息,並將客戶電子郵件直接轉發到Basecamp,同時還能使你希望團隊獨享的一切內容,都對客戶保密。

除此之外,你還可以創建待辦事項列表、在留言板上進行交流、在日曆計劃中追蹤截止日期、存儲文件和文檔、參與實時群聊,以及簡化流程所需的一切團隊內部的項目合作。

你將能夠定期向你的團隊成員提出登入問題,例如“你今天要完成的工作有哪些?”,並將所有答覆匯總到一個易於搜索的線程中。

Slack  — 團隊溝通與通訊

當團隊在遠程工作時,簡化團隊溝通變得更加重要,而Slack可以幫助你最大程度地縮短回應時間。Slack 是一款經典的通訊軟體,可讓你通過發送訊息(給個人或小組)以及專用的公共和私人管道,來處理團隊中的所有溝通。除了發送即時消息外,你還可以設置工作狀態(以幫助你的團隊成員了解你當前是否正在午休或執行差事等)、共享附件,以及進行與個人或團體的視訊通話。

在與Slack的bot(通常稱為Slackbot)進行“對話”時,你可以設置任務提醒,方法是輸入“ / remind me to”,寫下要提醒的任務描述,並設置時間,希望Slackbot發送有關該任務的提醒通知,例如 “/提醒我明天上午9點與 Serena 進行關於設計的視頻通話”。

Zoom — 面對面的視訊聊天、諮詢和會議

Zoom 是一個線上視訊和音訊會議軟體,可讓你進行一對一或分組舉行線上會議、培訓、網路研討會等等。有時,參加文字討論不足以代替面對面的日常會議,使用 Zoom,你可以快速撥打電話,與同事進行協商並建立團隊小組進行視訊會議。你還可以直接在 Zoom 上面設置狀態,以及發送音頻、文字和圖像文件,或是分享你的電腦畫面,以支持或強化你的發言內容。

你最多可以為 100 位活躍參與者和 50,000 位僅旁觀參與者提供交互式視頻在線研討會。Zoom 不僅是遠程團隊的絕佳工具,還是教師向大型團體進行在線課程的絕佳資源。

Nozbe — 用於完成工作

Nozbe 是一項任務、時間和專案管理軟體,旨在幫助你的團隊簡化聯合時間表,它是在家工作的完美補充,因為它可以幫助你井井有條。只需在你被分配的任務裡面把待辦事項寫下來,將待辦事項與每個項目連結起來,並對它們進行優先排序。市面上有很多待辦事項列表的應用程式,但是Nozbe提供了一個簡單又直觀的界面,你可以在其中完全專注於快速高效地執行任務。您將能夠設置並處理重複任務、根據項目模板工作、在日曆中安排任務。你可以在日曆部分,查看團隊的待辦事項。

15Five — 員工參與度評量表

15Five 是一種績效管理應用程式,可幫助雇主和經理人定期蒐集員工回饋,以建立和保持高效的工作文化。當員工接受15分鐘的問卷調查時,他們會回答一系列有見地的問題,例如有關他們的個人生產力和團隊士氣的問題等。然後雇主和經理人可以閱讀並評論他們的回答,並分析指標以找到觸發未來工作和績效持續改進的方法。

借助此工具,雇主將有機會了解員工對其工作的滿意度。反過來講,員工將有機會以直接的方式表達他們的擔憂和意見。15Five 承諾提供強大的問題庫,因此雇主和員工都將有機會解決各種潛在的工作問題和疑慮。

15Five 還可以幫助確保你的團隊充分了解公司的目標和關鍵結果(OKR)。你能夠為每個部門建立目標和追蹤流程,負責上述OKR的團隊成員們,將能夠根據各自的目標和關鍵結果去完成工作,然後對他們的成功進行評分和報告。

World Time Buddy — 輕鬆跨時區同步協作工作

World Time Buddy 是一個簡單快捷的工具,可讓你一目了然地比較不同時區。只需選擇你需要查看的時區城市,然後跨時間移動網格進行比較即可。這個工具非常適合遠程團隊成員們身處不同時區的情況,在確定組織會議和合作任務的最佳時間,你會非常需要注意這個功能。

StayFocusd — 遠離浪費時間的網站

StayFocusd 是一個網站阻擋工具,可將你花費在浪費時間的網站上的時間,限制為你設置的分鐘或小時數。只需在工作時間的特殊列表中,添加你想要避免使用的網站URL,然後定義你每天可以花費在其上的確切時間(例如10分鐘),那麼當我們預設的時間到時,您將不能夠進入那些網站。

拖延是一種普遍的行為,尤其是當你剛開始在家中工作時,你不再能依靠同事的在場使你更專注於工作。但是,StayFocusd 可以成為你新的合作夥伴,並且是一個嚴格的夥伴。例如,你設定一天只能在 Facebook 上花費10分鐘,一旦時間到達,你將再也無法欺騙自己,再10分鐘,只有10分鐘!因為你的設定,StayFocusd 就會限制你今天接下來都不能再登入 Facebook,直到隔天凌晨12:00。

當一項任務需要你全神貫注時,你可以使用“核選項”,這是一種不錯的選擇,啟用此選項後,你將在自己設置的時間段內,禁止訪問所有列入黑名單的網站,而且你將只能訪問已添加到特殊“允許”列表中的與工作相關的網站,徹底的嚴格執行,讓你想分心都無法,趕緊把手上最重要的工作完成。

Todoist — 追蹤你的待辦事項

Todoist 是一個任務管理應用程式,可讓你在一個簡單的列表中定義所有任務,為每個任務添加截止日期,追蹤它們的進度,並在完成時勾選它們。Todoist 可以為個人服務,上面介紹的 Nozbe 可以為團隊服務。您可以通過為每個任務輸入描述,來使任務更完整。但是,你也可以在收到同事或老闆的電子郵件後立即將其轉換為任務和評論。瀏覽器擴展程式,甚至可以讓你將在瀏覽網頁時找到的有趣文章和網站,轉換為任務。你可以為每種任務定義自動重複的期限,這些期限將根據你完成相同類型的較早任務所花費的時間而自動激活。

Skitch腦力激盪會議必備

Skitch 是一款由開發 Evernote 的團隊所創造的應用程式,可幫助你通過形狀、草圖和標記,將你的想法變為現實。它還可以幫助你向項目中添加評論,並與團隊進行視覺化討論。

在辦公室工作時,通常可以將整個團隊集合到會議室,並在白板上解釋你的想法。但是當你在家工作時,你就應該嘗試Skitch。你可以與團隊共享你的計劃、藍圖、設計,然後每個人都可以做註解,討論需要進行的更改或他們特別希望保留的元素。

Skitch對於教師進行在線課程而言,可能是一個特別有用的工具,例如,如果你是地理老師,則可以共享地球圖層的圖像,然後讓學生在你的幫助下為它們加上標籤。Skitch 甚至允許你在不離開應用程式的情況下,拍攝自己要註釋的照片。

Focusmate — 對你的工作負責

Focusmate 是一個虛擬的工作空間,可通過為你分配的在線問責制合作夥伴,來確保你對自己的工作負責。一旦開始使用這個軟體,你要做的就是:1)選擇要在簡單日曆視圖中工作並提高工作效率的時間段。2)通過向你的問責制合作夥伴打招呼並說明你這一階段的目標,來開始為期 50 分鐘的工作環境。3)聽聽對方設定的目標,然後開始工作。4)安靜地完成你的目標,直到這一階段結束。

獨自在家工作可能會考驗你的注意力集中程度,你可能會休息很長時間,或者在社群媒體上無止境地滑呀滑,拖延起身去工作的時間。根據 Focusmate 的研究,由於在線問責制合作夥伴可能會遇到跟你同樣的誘惑,這可能會激發你提高工作效率 200-300%!你甚至可以與一位辦公室同事,共同註冊 Focusmate,成為彼此的責任夥伴。儘管 Focusmate 可以按自己的任務安靜地協同工作,但麥克風在整個階段過程中,始終保持打開狀態,因此,你有時可以像在常規辦公室一樣與問責夥伴聊天。

Coffitivity — 需要「咖啡館」氛圍嗎

Coffitivity 是一種噪音產生器,可在擁擠的咖啡店中再現周圍的聲音,以在工作時激發你的創造力。無論你是曾經在咖啡館工作的自由業,還是現在在家中上班的辦公室員工,你都可能會想念擁擠房間的氛圍和柔和的雜音,這就是 Coffitivity 所能提供的。你甚至不需要使用耳機(以獲得更逼真的環境體驗),只需啟動應用程式,然後開始工作即可。

iA Writer — 在寫作時獲得毫無干擾的體驗

iA Writer 是一個單詞編輯器,在你只希望專注於寫作的時間內,提供一個簡單且完全不受干擾的寫作環境。無論你是內容創作者、文案工作者、小說作家或任何類型的作家,你都會在 iA Writer 找到很多好處,因為 iA Writer 將幫助你專注於工作並避免干擾,例如廣告、新聞等等。如果你使用的是 Windows 版 iA Writer,還可以使用自動表格對齊、章節折疊和文檔概述等功能。

Seven — 鍛鍊身體不可少

Seven 並不能嚴格幫助你在家工作時提高工作效率。 但是,透過 Seven 提供的 7 分鐘身體鍛鍊挑戰,將幫助你保持健康,使身體機能處在最好的狀態,進而促進在家中的高效工作。即使是在家工作,你也需要休息一下,還有什麼比花在健康鍛鍊上更好的休息方法呢?為此,Seven 可以幫助你在200種量身訂製的鍛鍊練習中進行選擇,以幫助你改變自己的訓練方式。你還可以在幾名有趣的私人教練中進行選擇,以幫助你在整個過程中持續擁有動力。